Das Erstellen eines Pressespiegels ist für Unternehmen und Institutionen unerlässlich geworden. Hierbei werden die unterschiedlichen Medien nach relevanten Themen und Stichwörtern durchsucht. Die gefundenen Artikel und Meldungen werden in einem Pressespiegel zusammengefasst.
Einige Unternehmen beauftragen für diese Arbeit eine externe Agentur, zum Beispiel einen Medienbeobachter. Andere Unternehmen hingegen verlegen diese Arbeit in ihre Presseabteilung. Wenn sich Ihr Unternehmen dazu entschieden hat, den Pressespiegel selber zu erstellen, müssen einige Dinge beachtet werden.
1) Sie benötigen eine Lizenz, um Ihre Pressespiegel zu vervielfältigen
Zeitungsinhalte sind meist das geistige Eigentum der Journalistin/ des Journalisten oder des Verlages. In diesem Fall erfordert eine Vervielfältigung oder Veröffentlichung des Artikels in Ihrem Pressespiegel immer eine Lizenz, die selbstverständlich kostenpflichtig ist.
2) Entrichten Sie die Lizenzgebühr an den VÖZ oder den Verlag
Zu entrichten ist die Lizenzgebühr entweder direkt an den betreffenden Verlag oder an den Verband Österreichischer Zeitungen (VÖZ). Der VÖZ bietet dafür ein Presse-Dokumentations-Nutzungssystem (PDN), mit dem Sie die Lizenzen für Ihren Pressespiegel von über 100 Zeitungen und Zeitschriften beziehen können.
3) Medienbeobachter bieten Rechtssicherheit im Sinne des Urheberrechts
Die führenden Medienbeobachter des Landes, darunter CLIP Mediaservice, sind Partner des VÖZ und übernehmen die Lizenzgebühr-Abwicklung für ihre Kunden. Bei CLIP Mediaservice ist die VÖZ-Gebühr bereits im Clipping-Preis enthalten und wird nicht extra verrechnet. Ein Pressespiegel eines Medienbeobachters bietet somit Rechtssicherheit im Sinne des Urheberrechts.
4) Nicht immer ist eine Lizenzgebühr notwendig
Es gibt jedoch auch Ausnahmen, bei denen die Lizenzgebühr entfällt. Einige Zeitungsinhalte unterliegen nicht dem Urheberrecht. Dazu zählen unter anderem: tagesaktuelle Kurzmeldungen, Inserate, Verordnungen und Veranstaltungshinweise.
Darüber hinaus ist es Unternehmen möglich, bis zu zehn Papierkopien eines Pressespiegels für den eigenen Gebrauch zu erstellen, ohne Zustimmung des Rechteinhabers. Diese Ausnahme gilt jedoch nicht für digitale Clippings.
Weiterführende Informationen: http://www.pressespiegel-lizenz.at/
Wenn Sie die rechtlichen Fragen rund um Ihren Pressespiegel geklärt haben, gibt es Tipps und Tricks, wie Sie das Erstellen und Betreuen Ihres Pressespiegels effizient gestalten können.
5) Erstellen Sie Ihre Pressespiegel in einem regelmäßigen Rhythmus
Pressespiegel sind immer auch ein Teil des Berichtsystems im Management. Sie geben der Führungsriege einen guten Überblick darüber, wie das Unternehmen oder die Organisation von außen gesehen wird. Um ein lückenloses Bild darzustellen, ist es wichtig die Pressespiegel in regelmäßigen Abständen, am besten jedoch täglich, zu erstellen.
6) Erstellen Sie Ihre Pressespiegel frühmorgens
Wenn Sie Ihren Pressespiegel täglich erstellen, machen Sie dies in den frühen Morgenstunden. So ist das Management des Unternehmens bereits am Morgen über die tagesaktuelle Berichterstattung informiert. Im Fall einer negativen Berichterstattung hilft eine rasche Reaktion oft die Wogen zu glätten.
7) Fügen Sie Ihrem Pressespiegel Meta-Daten hinzu
Selbstverständlich müssen das Medium, das Datum, die Seitenzahl und der Name des Autors am Clipping angeführt sein. Jedoch sind auch Informationen, wie die Auflagenstärke oder die Reichweite des Mediums von großer Bedeutung für die weitere Arbeit mit dem Clipping.
8) Analysieren Sie Ihre Pressespiegel, um sie effektiv zu nutzen
Mittels Analyse des Pressespiegels lassen sich sowohl quantitative als auch qualitative Aussagen über den Erfolg Ihrer Pressearbeit machen. Eine Werbewert-Analyse beispielsweise ermittelt den monetären Wert Ihrer Pressearbeit. Eine Medienresonanz-Analyse hingegen zeigt, ob die mediale Berichterstattung eher positiv, negativ oder neutral gehalten wurde.
